5 bước lập kế hoạch chuyển đổi số

Trong 28 năm làm việc trong ngành CNTT, tôi có cơ hội quan sát nhiều tiến bộ và biến động trong lĩnh vực này - những tiến bộ trong công nghệ, những thay đổi trong tiêu chuẩn và giao thức, các hoạt động sáp nhập và mua lại, sa thải và tái tổ chức. Nhưng trước đại dịch, tôi chưa bao giờ thấy khu vực Đông Nam Á lại biến đổi với tốc độ chóng mặt như bây giờ.

Chuyển đổi số là bản chất của quá trình chuyển đổi này. Trên thực tế, số lượng người dùng trực tuyến trong khu vực đã đạt hơn 310 triệu người năm 2020, trước 5 năm so với năm dự báo 2025. Một nguyên nhân là năm vừa qua tại các nước Indonesia, Malaysia, Philippines, Singapore, Thái Lan và Việt Nam đã có thêm 40 triệu người lần đầu dùng Internet .

Do đó, hiện nay các doanh nghiệp cần cấp thiết phải xem xét lại cơ sở hạ tầng, mô hình kinh doanh và cách thức thực hiện các giao dịch. Trong bối cảnh khủng hoảng toàn cầu, các công ty cần làm tất cả những gì có thể để vượt qua làn sóng số này.

Vì vậy, hôm nay, tôi muốn chia sẻ năm lĩnh vực chính mà những người có trách nhiệm ra quyết định nên cân nhắc trong khi lập kế hoạch chuyển đổi số. Lấy cảm hứng từ Binh pháp Tôn Tử, các khái niệm và ví dụ dựa trên quan điểm và kinh nghiệm lâu năm của tôi trong ngành CNTT. 5 lĩnh vực này là -五 事 ： 道 、 天 、 地 、 将 、 法  - Ngũ sự: Đạo, Thiên, Địa, Tướng, Pháp.

1. Sự đồng lòng/lý tưởng (Đạo) - Cần có sự đồng thuận từ cấp hội đồng quản trị hoặc CEO đến những chiến binh trên tuyến đầu như hỗ trợ khách hàng và bán hàng. Nếu đồng lòng, các chiến binh sẽ sẵn lòng tham gia cuộc chiến khắc nghiệt nhất. “Giá trị chung” và “Chiến lược” trong Mô hình 7-S của McKinsey có lẽ là những yếu tố gần gũi nhất với khái niệm này.

Đáng tiếc là trong lý thuyết quản lý hiện đại, cổ đông được coi là những nhân vật tối thượng cần phải chiều lòng, trong khi người lao động chỉ được coi như những con số, như những người công nhân trong các nhà máy của Thời đại công nghiệp. Cùng với việc sử dụng bừa bãi các thương vụ mua bán sáp nhập dựa trên đòn bẩy nợ, chủ sở hữu không còn là chủ sở hữu nữa, những người lao động đã đánh cược hạnh phúc của họ vào công ty và họ đã bị tước đoạt mất tiếng nói của mình.

May mắn là, điều này có lẽ chỉ đúng đối với các tập đoàn lớn, nơi các thương vụ mua lại vẫn còn mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, đối với tất cả các công ty, tập đoàn lớn nhỏ, tinh thần của doanh nghiệp chính là sợi dây kết nối tất cả. Nếu phương hướng và mục đích không được ý thức rõ ràng và không được truyền đạt tốt, rất khó để tập hợp và phối hợp giữa các bộ phận riêng lẻ.

Áp dụng logic này vào chuyển đổi số, toàn bộ doanh nghiệp, từ ban lãnh đạo đến đội ngũ nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh phải được cấu trúc một cách chính xác, đồng thuận, nhận thức đầy đủ và sẵn sàng.

Một ví dụ điển hình là cách các doanh nghiệp chuyển mình sang lĩnh vực bán lẻ trực tuyến. Để làm được việc này, doanh nghiệp cần có sự đồng thuận tốt. Doanh nghiệp cần hiểu rằng bán lẻ trực tuyến là một kênh khác để tiếp cận cùng một khách hàng. Vì vậy, những doanh nghiệp không có chiến lược kênh omni nhất quán sẽ thành lập một bộ phận mới để nhắm mục tiêu này thay vì huy động các kênh thông thường khác cùng tham gia, tạo ra những đườ ranh giới chia rẽ trong nội bộ doanh nghiệp.

2. Các yếu tố tự nhiên (Thiên) - Các yếu tố tự nhiên bao gồm khí hậu và thời gian. Trong thời đại chuyển đổi số, quan trọng là thời điểm. Thật thú vị, khái niệm thời cũng được nhắc đến trong nhiều tác phẩm triết học cổ điển Trung Quốc cổ đại, chẳng hạn Đạo Đức Kinh của Lão Tử, người đã chủ trương thuận với “Đạo”.人 法 地 ， 地 法 天 ， 天 法 道 ， 道法自然 – Nhân pháp Địa, Địa pháp Thiên, Thiên pháp Đạo, Đạo pháp Tự nhiên: người theo đất, đất theo trời, trời theo đạo, đạo theo tự nhiên. Những người quan sát các võ sư Thái cực quyền luyện tập đều thấy rằng bí quyết phản đòn là nắm bắt thời cơ di chuyển thuận theo lực của đối thủ chứ không phải trực tiếp đỡ đòn.

Không ở đâu xa, chúng ta thấy rõ rằng hiện nay đại dịch đã và đang gây ra những gián đoạn lớn trong tất cả các ngành nghề và tổ chức ở khu vực Đông Nam Á. Trên tinh thần “Đạo”, các doanh nghiệp, ở mọi hình thức và quy mô, đều nên vận hành thuận theo các chính sách cách ly và giãn cách thường xuyên thay đổi. Nhưng các doanh nghiệp cần làm điều đó như thế nào? Không có cách nào khác ngoài việc khai thác quyền năng của công nghệ.

Trong bối cảnh giá trị các giao dịch trực tuyến ở Đông Nam Á được dự đoán sẽ đạt 1,2 nghìn tỷ USD vào năm 2025, đã đến lúc bắt đầu chuyển dữ liệu và các giao dịch trực tiếp của doanh nghiệp thành trực tuyến, từ các biểu mẫu cần điền, hoạt động thanh toán và các công việc trung gian khác. Nếu bạn chưa bắt đầu hoặc chưa có ý định làm việc này, bạn nên làm ngay.

3. Các yếu tố vật lý (Địa) - Bạn có thể hỏi các yếu tố vật lý có liên quan gì đến một môi trường phi vật chất chẳng hạn như internet. Trong thời cổ đại, đó là lộ trình hành quân của quân đội và các loại địa hình chiến trường. Trong hiện tại, và trong quá trình chuyển đổi số, yếu tố này là thị trường nơi bạn hoạt động (địa bàn).

Bạn cần xác định đúng thị trường. Không chỉ đơn thuần xác định thị trường địa lý, mà bạn còn phải xác định cách tiếp cận thị trường và định hướng đúng loại đối tượng phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp. Ví dụ, một doanh nghiệp may mặc có thể chọn cách tiếp thị trực tiếp đến người tiêu dùng. Doanh nghiệp sản xuất có thể chọn thị trường ở quốc gia chưa được khai phá để tránh xung đột với hệ sinh thái hiện có của các đối tác kinh doanh hoặc có thể chọn đối tượng mục tiêu mới (những người trẻ tuổi), tiếp cận họ thông qua những người có ảnh hưởng trên mạng xã hội và hoàn toàn bán hàng trực tuyến.

4. Người quản lý (Tướng) - Một kế hoạch không thể được thực hiện nếu không được sự chấp thuận của ban quản lý. Đại dịch cho chúng ta thấy rằng đổi mới sáng tạo là yếu tố cần thiết để phát triển thịnh vượng. Cuộc khảo sát gần đây của chúng tôi cho thấy các nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho đổi mới sáng tạo.

Phần lớn (96%) các doanh nghiệp được khảo sát xác nhận rằng hội đồng quản trị của họ đóng vai trò trực tiếp trong đổi mới kinh doanh. Điều này có nghĩa là nếu được hỗ trợ mạnh mẽ thì đổi mới sáng tạo sẽ có động lực lớn hơn và có thể làm thay đổi không chỉ cách thức hoạt động mà còn có thể làm thay đổi nền văn hóa và các giá trị cốt lõi của các doanh nghiệp.

Đây là những phát hiện đáng khích lệ và là một lưu ý của bạn cho ban lãnh đạo khi trao đổi về kế hoạch chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Quán triệt nội dung này trong toàn hệ thống cũng là một điều rất quan trọng. Việc thực thi cần được quán triệt một cách nhất quán tới từng người lao động trong hệ thống tổ chức. Điều đó có nghĩa là, chìa khóa thành công nằm trong hành động của các tầng lớp quản lý chứ không phải ở những lời nói ở cấp trên. Đôi khi, chúng ta thấy có động lực từ ban lãnh đạo cấp trên, nhưng nỗ lực triển khai bị các nhà quản lý cản trở, đặc biệt là các nhà quản lý cấp trung đã quen với việc phục vụ các thị trường cũ, sử dụng các công cụ cũ hoặc đơn giản là chưa tin tưởng.

Những phẩm chất chúng ta cần tìm kiếm ở những nhà quản lý giỏi là: trí, tín, nhân, dũng, nghiêm (将 者 ， 智 、 信 、 仁 、 勇 、 严 也 – Tướng giả, Trí Tín Nhân Dũng Nghiêm dã.

5. Cấu trúc và Nghi thức/Quy trình (Pháp) - Tiến bộ công nghệ đã giúp chúng ta bảo đảm đường tiếp tế quân sự, phân công tổ chức quân đội và kiểm soát chi tiêu quân sự. Tuy nhiên, thay vào đó chúng ta phải lên kế hoạch các bước đi, đánh giá lực lượng, xác định lại quy trình và thường xuyên đào tạo nhân viên.

Ví dụ, phát hiện của cuộc khảo sát nói trên cho thấy nguyên nhân thất bại của 95% sản phẩm dịch vụ đổi mới sáng tạo trong một doanh nghiệp trước khi ra mắt là thiếu kế hoạch. Áp dụng với doanh nghiệp, trong quá trình chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần xác định các quy trình/giao thức, các biện pháp và công cụ an ninh bảo mật toàn diện, cũng như một lộ trình rõ ràng và phân chia nhiệm vụ để triển khai.

Bạn cần chuẩn bị kỹ càng cho doanh nghiệp của mình trước khi bước vào hành trình chuyển đổi không thể đảo ngược này. Hãy đảm bảo các công cụ của bạn được cập nhật và bảo mật, hãy rà soát và điều chỉnh các luồng quy trình của bạn theo hướng ưu tiên kỹ thuật số, và đào tạo tất cả nhân viên của bạn về an ninh bảo mật và cách thức quản lý môi trường CNTT luôn thay đổi.

An ninh mạng đóng vai trò gì trong quá trình chuyển đổi này? Một tư duy sai lầm phổ biến của các doanh nghiệp là an ninh mạng cản trở đổi mới sáng tạo. Cuộc khảo sát gần đây của chúng tôi cho thấy 54% người được khảo sát chia sẻ suy nghĩ này. Nhưng tin tức về vi phạm dữ liệu và các cuộc tấn công bằng phần mềm tống tiền nên được coi là một cảnh báo rõ ràng về tư duy sai lầm này. Mọi vi phạm tương tự sẽ tác động xấu đến quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp vì làm suy yếu lớp nền tảng của quá trình chuyển đổi. Như binh pháp đã nói, khi tiền quân tiến quá nhanh, lương thực phải vận chuyển quá xa, nâng cao nguy cơ bị cướp lương và quân đội không có lương thực khi tới chiến trường.

Vì vậy, bạn cần sớm xây dựng một cái nhìn toàn diện về an ninh mạng cho kế hoạch chuyển đổi số của mình.

Kaspersky